Nederst her på siden er der vedhæftet beskrivelser på, hvordan man konkret har grebet arbejdet an i et par danske kommuner. Men organisationsbeskrivelser for de grønlandske kommuner vil løbende blive lagt ind på KANUKOKA’s hjemmeside, når de er godkendt af kommunalbestyrelserne.
Der er selvfølgelig forskel på en sammenlægning i Danmark og Grønland, ligesom der er forskel på de enkelte kommunesammenlægninger i Grønland, f.eks. med hensyn til kommunernes antal, størrelse og trafikforhold. Derfor vil det være nødvendigt at tilpasse udformningen af projektorganisationen til de konkrete forhold i de kommuner, der skal lægges sammen. Denne tekst indeholder nogle generelle overvejelser om, hvordan en projektorganisation kan se ud.
1. Formål
En sammenlægning af kommuner er en omfattende og tidskrævende proces, der vil berøre alle dele af den enkelte kommunes organisation. Derfor er det vigtigt at få sat arbejdet i gang så hurtigt som muligt. Perioden indtil Overgangsudvalget er valgt og tiltræder i maj 2008, bør udnyttes til at forberede grundlaget for de beslutninger som overgangsudvalget skal træffe.
Indtil sammenlægningen finder sted d. 1. maj 2009 fungerer kommunerne som hidtil med individuel politisk og administrativ styring. Forberedelsen af kommunesammenlægningen kræver derfor et tværkommunalt samarbejde. Og det er afgørende for at holde fremdriften i arbejdet, at der eksisterer en klar og effektiv beslutningsstruktur både på politisk og på administrativt niveau, så beslutningerne ikke hober sig op og der opstår flaskehalse i processen. Erfaringer fra organisering og ledelse af andre fusioner og sammenlægninger viser alle, at der er behov for en stærk central styring. Samtidig indeholder en sammenlægning så mange opgaver, at det ikke er muligt fra centralt hold at detailstyre. Derfor er der også behov for at uddelegere ansvaret for visse opgaver til andre niveauer.
Det er med udgangspunkt i disse forhold, at det anbefales, at der etableres en projektorganisation, som arbejder parallelt med de eksisterende driftsorganisationer.
Projektorganisationen etableres med en politisk styregruppe til at stå i spidsen for den samlede proces og en administrativ styregruppe til at sikre forberedelsen og gennemførelsen af den politiske styregruppes beslutninger. Under den administrative styregruppe etableres en række sektorspecifikke faglige arbejdsgrupper, samt et antal tværgående arbejdsgrupper inden for områder som eksempelvis økonomistyring, personale og IT.
2. Projektorganisationens opbygning
2.1 Den politiske styregruppe
Den politiske styregruppes opgave er at styre reformprocessen frem til 1. maj 2008, hvor det nyvalgte Overgangsudvalg tiltræder. Det er tanken at projektorganisationen herefter fortsætter under Overgangsudvalgets politiske styring.
Medlemmerne til den politiske styregruppe skal vælges blandt kommunalbestyrelsesmedlemmerne i sammenlægningskommunerne. Ved sammensætningen af styregruppen bør man afveje to forhold imod hinanden. For at sikre et bredt politisk ejerskab til sammenlægningen er det vigtigt, at styregruppen er bredt funderet med hensyn til partitilhørsforhold og gerne også med hensyn til repræsentation af fagudvalg. På den anden side er det styregruppens opgave at sikre beslutningskraft og fremdrift i processen, og det bliver vanskeligere, hvis styregruppen er for stor.
En mulighed for at lave en bredt sammensat styregruppe kunne være en model, der lægger op til, at økonomiudvalgene fra hver kommune indtræder som medlemmer af styregruppen. Sådan en bred model kan måske bruges, hvor det er to-tre kommuner, der skal lægges sammen. Men hvis der er tale om flere kommuner, vil det sikkert ikke være hensigtsmæssigt med en så bred politisk styregruppe.
Alternativt kan man sammensætte en smallere styregruppe med færre repræsentanter, eventuelt kun borgmestrene, men så må man sikre det brede politiske ejerskab på anden vis. Det kunne for eksempel ske ved afholdelse af fælles kommunalbestyrelsesmøder med fokus på bestemte problemfelter. Herudover bør der under alle omstændigheder fastlægges fællesprocedurer for, hvornår og hvordan kommunalbestyrelserne orienteres og inddrages.
2.2 Den administrative styregruppe
Den administrative styregruppes opgave er som sagt at sikre at den politiske styregruppes beslutninger føres ud i livet samt at træffe beslutninger i tekniske-administrative spørgsmål. Den skal støtte og forberede sager til den politiske styregruppe og har ansvaret for at fastlægge kommissorier for arbejdsgrupperne, og eventuelt også at udpege formænd for arbejdsgrupperne.
Det vil også være naturligt, at den administrative styregruppe får ansvar for at etablere et tværkommunalt samarbejdsudvalg samt at etablere procedurer, der sikrer at alle medarbejdere bliver informeret om og involveret i processen.
Kommunaldirektørerne i de kommuner, der skal sammenlægges, bør være medlem af den administrative styregruppe. Herudover kan man eventuelt vælge at supplere med en forvaltningschef fra hver kommune, som dækker forskellige områder, hvis man mener, at der er behov for større specifik faglig viden i gruppen.
Hvis man vurderer, at der er behov for det, kan man vælge en at etablere sekretariatsbistand for den administrative styregruppe. Man kan eventuelt vælge at lade kommunerne varetage sekretariatsfunktionen på skift mellem hvert møde.
2.3 Arbejdsgrupperne
Det overordnede formål med at etablere arbejdsgrupperne er at sikre det bedst mulige faglige grundlag for at forberede og gennemføre sammenlægningen, herunder at sikre, at alle vitale problemstillinger bliver identificeret og taget hånd om.
Desuden vil arbejdsgrupperne medvirke til at involvere medarbejderne i sammenlægningsprocessen og få dem til at føle et medansvar for at opbygge den nye kommune.
Forslaget her bygger på, at arbejdet opdeles i to faser, der afsluttes med en afrapportering til den administrative styregruppe.
I den første fase foretages en statusanalyse, der afdækker de gældende forhold i kommunerne og identificerer de problemer, det er nødvendigt at tage hånd om for at sammenlægningen skal fungere. KANUKOKA foreslår, at dette arbejde afsluttes i november 2007.
I den anden fase gælder det om at afdække mulige løsninger på de identificerede problemer inden for de enkelte områder. KANUKOKA foreslår, at dette arbejde afsluttes i januar 2008. Formålet med dette arbejde er at danne grundlag for udarbejdelse af egentlige beslutningsoplæg, når Overgangsudvalget tiltræder.
Der vil sikkert være stor forskel på, hvor mange arbejdsgrupper, man vælger at nedsætte. Dette vil i høj grad afhænge af, hvad man i de enkelte tilfælde finder praktisk muligt og hvilke områder, man lægger særlig vægt på.
For at hjælpe arbejdsgrupperne med disse store opgaver er der nedsat en række centrale arbejdsgrupper med deltagelse af repræsentanter for kommunerne og KANUKOKA. De har blandt andet til opgave at komme med input og vejledningsmateriale til arbejdsgrupperne på specifikke områder.
2.3.1 Tværgående arbejdsgrupper
Eksempler på tværgående opgaver, der skal behandles af arbejdsgrupperne er økonomi, IT, organisation af den nye kommune, personale, kommunikation, eksterne aftaler og sikring af sikker drift ved overgangen mellem ny og gammel kommunestruktur. Det gælder også håndtering af den lange række praktiske spørgsmål, der opstår i forbindelse med en kommunesammenlægning. Det er f. eks. flytning af inventar, etablering af telefonomstilling, nyt kommunevåben og brevpapir.
Man kan oprette et større eller mindre antal arbejdsgrupper til at tage hånd om de tværgående opgaver. Det vigtigste er, at man sikrer sig, at samtlige opgaver bliver klart placeret i projektorganisationen. Nogle af de tværgående opgaver kan eventuelt placeres i den administrative styregruppe, som f.eks. organisering af den nye kommune, kommunikation og sikring af sikker drift.
2.3.2 Faglige arbejdsgrupper
De faglige arbejdsgrupper har til opgave at analysere og forberede implementeringen af de forskellige arbejdsgange inden for hvert sektorområde. Alt efter behov kan man nedsætte et forskelligt antal arbejdsgrupper inden for socialområdet , børn og kultur, teknik og miljø, inkasso og så videre.
3. Arbejdsform og –metoder
Arbejdet i projektorganisationen vil kræve en stor mødeaktivitet og samarbejde mellem politikere og forvaltninger på tværs af kommunegrænserne. Og for at begrænse omkostningerne ved sammenlægningsprocessen, vil det i videst muligt omfang være nødvendigt at benytte sig af moderne kommunikationsteknologi som internetbaseret videotelefoni eller videokonferencer.
