Dialog, samarbejde og medindflydelse
Løbende information, dialog og tidlig inddragelse af medarbejderne er kilden til et godt samarbejde og en forudsætning for, at den kommende omstillingsproces sker på en for alle tilfredsstillende og vellykket måde.
Det er derfor en væsentlig forudsætning for en tilfredsstillende og vellykket integration af medarbejdere i de nye kommuner, at der på et tidligt tidspunkt i reformprocessen etableres en dialog mellem ledere og medarbejdere på tværs af de eksisterende kommunale grænser.
Medarbejderne skal via denne dialog inddrages i og orienteres om reformprocessen på det overordnede plan såvel som på det lokale niveau.
De eksisterende regelsæt, tillidsrepræsentantaftaler og rammeaftalen om samarbejde og medindflydelse, tager ikke højde for den særlige situation som strukturreformen stiller kommunerne i.
Der bør derfor som et led i strukturreformens gennemførelse etableres midlertidige tværgående samarbejdsudvalg.
Midlertidige tværgående samarbejdsudvalg skal supplere de allerede eksisterende samarbejdsregler.
Midlertidige tværgående samarbejdsudvalg
Midlertidige tværgående samarbejdsudvalg er samarbejdsudvalg på tværs af kommunegrænserne med deltagelse af repræsentanter for medarbejdere og ledelse fra de kommuner der sammenlægges i forbindelse med strukturreformen.
Der bør etableres ét fælles midlertidigt tværgående samarbejdsudvalg mellem de kommuner, der forventes at indgå i én fremtidig ny kommune.
Tidspunkt for etablering af tværgående samarbejdsudvalg
Senest efter landstingets beslutning om sammenlægning af navngivne kommuner, bør disse kommuner nedsætte et midlertidigt tværgående samarbejdsudvalg.
Opgaver for midlertidige tværgående samarbejdsudvalg
Midlertidige tværgående samarbejdsudvalg har til formål at drøfte og informere om udviklingen i reformprocessen.
Der bør være mulighed for at drøfte juridiske, økonomiske og sociale følger for de ansatte, der bliver berørt af reformen på tværs af kommunegrænserne, så som:
Herudover kan der f.eks. være behov for:
Det midlertidige tværgående samarbejdsudvalg og de i kommunerne eksisterende samarbejdsudvalg bør inddrages så meget det er muligt i det daglige samarbejde, for på den måde at øge medarbejdernes forståelse for og deltagelse i strukturreformens udvikling og gennemførelse.
Det er imidlertid fortsat de eksisterende samarbejdsudvalg, der har til opgave at informere om og drøfte forhold, der ikke udspringer af strukturreformen, herunder spørgsmål vedrørende den daglige drift.
Udvalgene bør inddrages på så tidligt et tidspunkt i beslutningsprocesserne, at der bliver gode muligheder for en grundig drøftelse, således at medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for beslutningstagningen.
Udvalgene skal drage omsorg for, at samtlige medarbejdere – skriftligt eller mundligt – løbende orienteres om udvalgets arbejde.
Når det findes formålstjenligt, kan der i samarbejde mellem ledelse og medarbejdere afholdes informationsmøder til drøftelse af særlige emner, der vedrører de ovenfor beskrevne punkter.
Repræsentation
Det bør sikres, at midlertidige tværgående samarbejdsudvalg er repræsentativt sammensat, således at både ledelsen og medarbejderne i alle de involverede kommuner er repræsenteret, og at ledelses- og medarbejderrepræsentanter tillige er repræsenteret ligeligt.
Medlemmer af det tværgående samarbejdsudvalg bør vælges blandt ledelses- og medarbejderrepræsentanter af det øverste udvalg for samarbejde og medindflydelse i de enkelte kommuner, og der bør vælges én ledelsesrepræsentant og én medarbejderrepræsentant for hver kommune.
I tilfælde, hvor der ikke eksisterer et øverste udvalg for samarbejde- og medindflydelse i en kommune, bør medarbejdernes repræsentant vælges blandt kommunens ansatte og ledelsen bør af sin midte udpege én repræsentant.
Hvervet ophører, såfremt personen forlader den stilling, der har begrundet udpegningen.
Det bør tilsikres, at repræsentanter fra den administrative styregruppe i forbindelse med reformprocessen, såfremt det findes nødvendigt, kan tilsiges som tilforordnede til de tværgående samarbejdsudvalg, for derigennem at være behjælpelig med information om overordnede emner og afklaring af spørgsmål, der rejses i forbindelse med reformen.
Arbejdsform m.v.
Formanden for et midlertidigt tværgående samarbejdsudvalg vælges af og blandt ledelsesrepræsentanterne. Næstformanden vælges af og blandt personalerepræsentanterne i udvalget.
Formanden for udvalget leder mødet. Hvis formanden har forfald ledes mødet af næstformanden.
Møde bør afholdes, når formanden eller næstformanden finder det nødvendigt, dog mindst en gang i kvartalet. Møde bør endvidere afholdes, såfremt et flertal af personalerepræsentanterne overfor formanden eller næstformanden fremsætter anmodning derom.
Møderne bør afholdes i arbejdstiden og medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til udvalgsarbejdet, og oppebærer herunder sædvanlig løn.
Indkaldelse til møde bør ske med rimeligt varsel - som minimum 3 uger. Forslag til emner på dagsordenen bør tilstilles formanden eller næstformanden seneste 2 uger før mødet.
Ved mødeafholdelse bør det tilstræbes at gøre udstrakt brug af telefonkonferencer eller videokonferencer for at minimere rejseomkostninger.
Økonomi
De med udvalgene forbundne omkostninger afholdes af arbejdsgiver.
Central aftale
KANUKOKA vil arbejde hen imod at indgå en central aftale om midlertidige tværgående samarbejdsudvalg.
Indgåelse af en sådan central aftale kan imidlertid være tidskrævende. Det anbefales derfor, at kommunerne senest efter landstingets beslutning om sammenlægning af navngivne kommuner nedsætter midlertidige tværgående samarbejdsudvalg efter ovenstående retningslinier.
